Audit SDM (Evaluasi Fungsi SDM)
..merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program MSDM dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program MSDM tsb dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi
..merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasikompatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasiberbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerjasetiap program SDM
Tujuan Audit SDM
..untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi
..untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif
..untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM
..untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM
..FUNGSI AUDIT SDM
Untuk menjustifikasi kegunaan dan nilainya bagi perusahaan, departemen SDM senantiasa perlu melakukan evaluasi secara periodik keefektifan dan efisiensi setiap strategi, kebijakan, program, dan praktik MSDM
..Meskipun audit SDM secara umum memfokuskan pada departemen SDM, kegiatan ini encakup studi berbagai fungsi SDM di seluruh jajaran perusahaan, termasuk yang dilaksanakan oleh semua manajer dan penyelia lini
Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensial SDM dikembangkan secara optimal.
Secara lebih rinci, audit SDM memberikan balikan konstruktif dan kesempatan untuk:
..Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – rekrutmen dan seleksi, kompensasi, pelatihan, penilaian kinerja, dsb;
..Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;
..Melakukan benchmarkingkegiatan SDM untuk mendorong perbaikan kontinyus;
..Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratifimplementasi fungsi SDM;
..Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;
..Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah;
..Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM
..Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dankegiatan SDM;
..Memperbaiki kualitas staf SDM;
..Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting; dan
..Mempromosikan perubahan dan kreativitas
• PROSES AUDIT
Proses audit terdiri atas enam langkah:
1. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankanberbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukunganmanajemen puncak,
2. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit,
serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan
3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbedadalam organisasi
4. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasidepartemen SDM,
5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang
kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapansasaran operasi organisasi regular
An Overview of the Human Resource Management Audit Process
SCOPE OF HR AUDITS
Corporate Personnel
Strategy Function
Operating Individual
Managers employees
RESEARCH
APPROACH
• Comparative
•Outside
authority
• Statistical
• Compliance with
policies and
regulations
• Management by
objectives
Tools of HR
Research
• Interview
• Surveys
• Historical
analysis
•External
information
•HR
experiments
• International
audits
HR Audit
Evaluation
& Report
Feedback
• LINGKUP AUDIT SDM
Audit SDM merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi
kpmpatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM,
kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM
Menilai alignment
dan konsistensi
kebijakan dan
prosedur SDM
dengan tujuan dan
strategi
perusahaan
Audit
Kompatibilitas:
Audit SDM
• Mengevaluasipenerapan berbagaikebijakan danprosedur MSDM olehpara manajer lini
• Menentukan ketaatan
terhadap peraturandan regulasi yang
berlaku
Menganalisis
tingkatan kepuasan
penggunaan
pelayanan fungsi
SDM melalui
pelaksanaan survei
sikap karyawan
Mengevaluasi
keefektifan dan
efisiensi setiap
fungsi SDM serta
mengukur biaya
dan kinerja setiap
program dan fungsi
MSDM
Audit Fungsi SDM: Audit Kepuasan: Audit Ketaatan:
.AUDIT KOMPATIBILITAS
Kebijakan dan praktik SDM harus konsisten dengan tujuan, sasaran dan strategi perusahaan.
Audit memberi informasi penilaian konsistensi, sehingga revisi dapat dilakukan.Untuk
mengidentifikasi berbagai bidang perbaikan, departemen SDM juga dapat menerapkan
benchmarking, tetapi dengan ukuran kompetensi dan kinerja yang didefinisikan secara jelas
Penciptaan Fit
External Fit Internal Fit
Apakah berbagai program
MSDM konsisten atau fit
dengan kebutuhan bisnis
perubahan?
Apakah berbagai
komponen MSDM fit satu
dengan yang lain dan
saling mendukung?
Benchmarking HR Training
Contoh:
Measurement
Name
Measurement
Type
How to calculate Example
Percent of payroll
spent on training
Training activity Total training
expenditures ÷total
payroll
US average = 1.4% of
payroll spent on
training per year
Training dollars
spent per employee
Training activity Total training
expenditures ÷total
employees served
Three Balddrigewinners spent $1,100
per employee ontraining in 1990
Average training
hours per employee
Training activity Total numbers of
training hours (hours x
participants) ÷total
employees served
US average for large
firms (100 +
employees) = 33 hours
per employee in 1990
Profits per employee
per year
Training results:
Bottom line
Total yearly gross
profits ÷total number
of employees
An electronic firm
earned average profits
per employee of
$21,000 in 1990
.AUDIT FUNGSI SDM
Audit SDM secara logis dimulai dengan mengevaluasi pekerjaan departemen SDM: Apakah
fungsi-fungsi SDM dilaksanakan secara efektif dan ekonomis? Berikut disajikan berbagai
bidang utama MSDM yang dicakup dalam audit
Penilaian Kinerja
..Standar & ukuran kinerja
..Metode, teknik & format
penilaian
..Penggunaan hasil penilaian
Pengendalian SDM
..Prosedur disiplin
..Prosedur penambahan &
pengembangan
..Komunikasi karyawan
Rekrutmen
..Sumber lamaran
..Jumlah pelamar
..Keefektifan biaya
Seleksi
..Rasio seleksi
..Prosedur seleksi
..Praktik seleksi
Informasi analisis jabatan
..Deskripsi jabatan
..Spesifikasi jabatan
..Standar kinerja
Rencana SDM
..Estimasi suplai dan kebutuhan
..Persediaan ketrampilan
..Bagan penempatan dan
rencana suksesi
Pengendalian dan Evaluasi Staffing dan
Pengembangan
Informasi MSDM
Hubungan manajemen karyawan
..Kepatuhan terhadap berbagai peraturan
..Masalah penyelesaian perselisihan
..Hak manajemen Implementasi MSDM oleh manajer lini
..Keefektifan praktik MSDM
..Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur MSDM Orientasi dan pelatihan
..Program orientasi (pelatihan awal)
..Sasaran dan prosedur pelatihan
..Teknik dan metode pelatihan Pengembangan karir
..Kebijakan dan praktik promosi, demosi, dan transfer
..Program perencanaan karir
..Program pengembangan karir
Administrasi
kompensasi
..Tingkat gaji
..Paket kompensasi tambahan
..Pelayanan karyawan
Pengendalian dan Evaluasi Staffing dan Pengembangan Informasi MSDM
Auditing Fungsi-fungsi Utama dalam MSDM (Contoh)
Fungsi Sumberdaya Manusia Sumber Informasi
Perencanaan dan Analisis Jabatan
. Apakah deskripsi jabatan akurat, secara periodik direview,
dan diperbarui?
. Apakah spesifikasi jabatan memuat kualifikasi atau
persyaratan jabatan yang valid dan bonafid?
. Apakah ada SDM yang tidak digunakan secara penuh?
. Apakah prakiraan kebutuhan SDM akurat?
. . .
Anggaran SDM
Deskripsi dan spesifikasi jabatan
Formasi Rekrutmen dan Seleksi
. Seberapa efektif proses rekrutmen?
. Seberapa efektif para rekruter?
. Apakah teknik seleksi valid?
. Apakah berbagai tes bebas dari bias dan job related?
. Berapa biaya hiring dibanding perusahaan lain?
. Apakah pewawancara memahami persyaratan jabatan?
Data biaya rekrutmen
Hiring rate
Catatan wawancara
Catatan penolakan
pelamar
Rasio seleksi
..Data biaya pelatihan
..Catatan produksi
..Catatan pengendalian kualitas Pelatihan dan Pengembangan
..Seberapa efektif berbagai program pelatihan dalam meningkatkan produktivitas dan mperbaiki kualitas kinerja karyawan
..Berapa biaya pelatihan per orang per program
..Bagaimana hubungan biaya pelatihan dan kinerja?
..Catatan penilaian kinerja
..Catatan produksi
..Catatan wawancara penilaian
..Catatan kegiatan pendisiplinan
..Catatan kehadiran Penilaian Kinerja
..Apakah sasaran kinerja obyektif dan job related?
..Apakah metode penilaian menekankan kinerja, bukan karakteristik pribadi (traits)?
..Apakah para penilaia dilatih secara memadai dan familiar dengan pekerjaan karyawan?
..Apakah hasil penilaian didokumentasikan dan direview dengan karyawan?
..Apakah data penilaian kinerja dapat digunakan untuk memvalidasi tes dan prosedur seleksi?
Sumber Informasi Fungsi Sumberdaya Manusia
..Data gaji dan benefits
..Catatan survey gaji
..Catatan turnover
..Survei biaya hidup Kompensasi
..Apakah sistem kompensasi memotivasi para karyawan dalam bekerja?
..Apakah struktur dan kebijakan kompensasi dipandang fair dan adil oleh karyawan?
..Apakah pemilihan faktor dan bobot dalam evaluasi jabatan valid dan didokumentasikan secara tepat?
..Apakah biaya benefits kompetitif?
Sumber Informasi Fungsi Sumberdaya Manusia
Pengukuran Biaya SDM
Mengapa manajer tidak mengukur kegiatan-kegiatan MSDM secara kuantitatif?
..Manajemen tidak tahu cara mengukur kegiatan-kegiatan MSDM
..Manajemen puncak “membeli” mitos bahwa kegiatan-kegiatan MSDM tidak dapat dievaluasi atau diaudit secara kuantitatif
..Sebagian manajer tidak ingin diukur
..Sejumlah manajer ingin menerapkan bernbagai ukuran, tetapi mereka tidak mampu untuk melakukannya
Pengukuran Fungsi SDM dan Indikator: Beberapa Contoh
Indikator Fungsi SDM
Tingkat turnover
. Quit rate
. Tingkat terminasi
. Tingkat PHK
. Retention rate
. Tingkat pensiun
. Rata-rata lama kerja
Paket kompensasi
Produk gaya kepemimpinan atau manajerial
Desain pekerjaan
Peraturan dan rencana pensiun
Tingkat kehadiran kerja
. Tingkat absensi
. Tingkat keterlambatan kerja
Tindakan pendisiplinan
Kebijakan cuti sakit (absensi)
Konveniensi ruang makan dan kamar mandi (fasilitas kerja)
Tingkat lembur Perencanaan dan skedulling karyawan
Shortage staf
Proses seleksi dan pelatihan
Paket kompensasi
Indikator Fungsi SDM
Tingkat lowongan pekerjaan Proses rekrutmen dan seleksi
Paket kompensasi
Citra perusahaan di masyarakat
Perencanaan karir
Tingkat kesalahan/scrap Rekrutmen, seleksi dan penempatan
Pelatihan dan pengembangan
Ketidakpuasan kerja
Frekuensi penyelenggaraan pelatihan Rekrutmen dan seleksi
Pelatihan dan pengembangan
Tingkat keluan dan komplain Praktik manajemen
Ketidakpuasan kerja
Hubungan industrial
Keefektifan Fungsi SDM sebagai Kriteria
1. Keefektifan organisasional
Berbagai komponen SDM
..Ukuran produktivitas unit, seperti indeks kualitas produk, ratio pendapatan kompensasi
..Biaya yang terkait dengan personalia, seperti biaya tenaga kerja total, biaya tenaga kerja per unit keluaran, biaya tunjangan sebagai persentase biatya tenaga kerja total
..Sikap para karyawan, manajer dan pihak terkait terhadap pelayanan fungsi SDM
..Pelaksanaan regulasi pemerintah di bidang tenaga kerja
..dan sebagainya
2. Keefektifan karyawan
Penilaian perilaku dan sikap karyawan
..Tingkat turnover karyawan
..Tingkat absensi karyawan
..Tingkat produksi di atas/di bawah standar
..Tingkat kualitas di atas/di bawah standar
..Indeks kecelakaan/kesehatan
..Tingkat keluhan
..Kepuasan kerja karyawan dan sikap terhadap beragam aspek pekerjaan
..Daya inovasi karyawan
..dan sebagainya
What to Measure: Common Sectors within the HR Functions
Berbagai contoh ukuran untuk setiap sektor penting dalam fungsi SDM:
1. The Employment Sectors
..Cost per hire 9 categories of cost are taken into account:
1. Advertising charges (AC)
2. Agency fees (AF)
3. Employee referral bonuses (RB)
4. Staff time , both professional and clerical (ST)
5. Hiring manager time (MHT)
6. Staff benefits (SB)
7. Overhead (OH)
8. Travel/relocation costs (TR)
9,. Miscellaneous (Misc)
Cost per hire = AC + AF + RB + ST + HMT + SB + OH + TR + Misc total # hired
..Time to fill
Time to fill = date requisition received
date new hire starts
..Job posting response
Job posting response rate = # of internal job applied for
total # of job posted
..Job posting effectiveness
Job posting effectiveness = # of jobs filled internally
total # of job posted
..Internal hiring effectiveness
Internal hiring effectiveness = # of jobs filled internally
total # of job posted
2. The Payroll Sectors
..Average salary cost per employee
Average salary cost per employee = total payroll cost
total # of employees
..Labor efficiency
Labor efficiency = total revenue
total # of employees
..Payroll error (percentage)
Payroll error (percentage) = # of payroll errors
total # of payroll checks processed
ReniRosariFE UGM 14 -24
3. The Training Sectors
..Cost per training
Cost per training = direct + indirect cost
..Cost per trainee
Cost per trainee = direct + indirect cost
# of participants trained
4. The Organization Development Sectors
..Intervention completion rate
Intervention completion rate = # of interventions completed
# of intervention assigned
..Satisfaction rate
Satisfaction rate = # of interventions satisfactorily completed
# of interventions completed
Indikator Penilaian Lingkungan Kerja
Untuk menilai kualitas lingkungan kerja dalam organisasi, beberapa indikator dapat diterapkan: tingkat
turnover, absensi, dan kecelakaan dan kesehatan. Biaya masing-masing indikator dapat diukur untuk menilai
pelaksanaan fungsi dan program SDM
Contoh: Costing Employee Absenteeism
1. Cost of employee benefits per hour per employee
2. Total compensation lost per hour per employee
(a) If absent workers are paid (wage or salary+benefits)
(b) If absent worker are not paid (benefits only)
3. Total compensation lost to absent employees (total hours lost x 4 (a) or 4 (b), whichever applies
4. Total supervisory hours lost on employee absenteeism
5. Average hourly supervisory wage, including benefits
6. Total supervisory salaries lost to managing problems of absenteeism (hours lost x average
hourly supervisory wage – item 6 x item 7)
7. All other cost incidental to absenteeism not include in the preceding items
8. Total estimated cost of absenteeism – summation of items 5, 8,and 9
9. Total estimated cost absenteeism per employee : total estimated cost/total number of
employees
10. Total hour lost to employee absenteeism for the period
11. Weighted-average wage or salary per hour per employee
PT. X Item
.AUDIT KEPUASAN KARYAWAN
..Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan
produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.
..Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survei kepuasan (satisfactory survey) sering
disebut survei sikap (attitude survey), yang dapat dilakukan secara periodik , misal setiap
tahun atau 2 tahun, atau survei bergulir dengan mana sejumlah persentase karyawan
terpilih secara random disurvei setiap bulan.
..Pertanyaan dapat dirumuskan dengan format berikut, dan menggunakan skala Likert-like
1-3 atau 1-5, dari sangat tidak memuaskan (STM) sampai sangat memuaskan (SM)
Contoh:
Seberapa puas saudara terhadap kesempatan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan
yang mempengaruhi pekerjaan saudara?
..STM ..TM ..Netral ..Memuaskan ..Sangat Memuaskan
Hasil survei kemudian diolah untuk menghasilkan indeks kepuasan karyawan agrerat.
Manajemen juga dapat menganalisis kepuasan di setiap departemen, divisi, likasi, dan
penyelia
Elemen-elemen survei kepuasan karyawan dapat mencakup:
..Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan
..Pengakuan (recognition) terhadap kinerja
..Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik
..Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif
..Dukungan untuk inovasi dan perbaikan kerja
..Tingkat dukungan dari fungsi staf
..Kondisi dan iklim pekerjaan
..Pekerjaan itu sendiri
..Kontak pekerjaan dengan rekan kerja
..Supervisi
..Kepemimpinan puncak
..Penggajian dan benefits
..Keamanan kerja
..Kesempatan karir dan promosi
..Pemberian balikan dan komunikasi
..Perencanaan organisasional
..Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan
Survei Kepuasan Karyawan
Langkah-langkah pelaksanaan survei sikap:
1. Perencanaan survei. Sasaran survei harus ditentukan secar jelas, dan dibaas dengan
representatif berbagai kelompok pekerja, seperti karyawan, penyelia, manajemen, dan
pihak terkait
2. Perencanaan kuesioner. Partisipasiu karyawan dalam pengembangan kuesioner akan
sangat membantu untuk menjamin akseptabilitas mereka. Kuesioner harus mencakup
semua faktor situasi kerja yang diyakini berhubungan dengan kepuasan dan
ketidakpuasan karyawan
3. Pengadministrasian kuesioner. Karyawan perlu diorientasi agar memahami maksud
survei. Prosedur ang biasa diterapkan adalah untuk menyebarkan kuesioner secara
anonim pada waktu kerja
4. Penganalisisan data. Tabulasi dapat dirinci berdasar departemen, jenis kelamin, status
karyawan, jenjang, dan kategori lain. Komparasi hasil survei sebelumnya dan komparasi
antar departemen akan memberikan insight bagi perbaikan
5. Pengambilan tindakan korektif. Setelah masalah diidentifikasi, tindakan korektif dapat
diambil. Balikan tentang hasil survei dan tindak lanjut yang direncanakan pihak
manajemen perlu dikomunikasikan kepada karyawan
.AUDIT KETAATAN (COMPLIANCE)
Audit Ketaatan
Internal: Audit Kebijakan dan
Prosedur
• Menilai dan mengukur apakah
berbagai kegiatan MSDM para
manajer lini sesuai dengan berbagai
kebijakan, prosedur, dan aturan yang
berlaku
• Mengembangkan berbagai kebijakan
dan prosedur, dan menjamin
implementasinya, tentang praktik
MSDM yang memenuhi regulasi
pemerintah
Eksternal: Audit Pemenuhan terhadap
Peraturan Perundang-undangan dan
Regulasi
• Menetapkan program dan prosedur untuk
menjamin pemenuhan regulasi pemerintah
• Mengelola HR records berbagai program
• Mengantisipasi berbagai tipe informasi
yang disyaratkan agen pemerintah dan
mengembangkan sistem pengelolaan
informasi tersebut
• Mengambil tindakan proaktif untuk
memenuhi regulasi
.AUDIT BIDANG -SPESIFIK
..Selain mengaudit berbagai kegiatan fungsional departemen SDM, audit
bidang-spesifik (khusus) dapat mengevaluasi berbagai topik penting yang
menjadi concerns para manajer
Contoh: Audit Budaya (cultural audit)
..Audit budaya secara esensial mengevaluasi budaya organisasional yang
berkembang dan kualitas kehidupan kerja (quality of work life) dalam
perusahaan. Berbagai pertanyaan relevan, sebagai contoh :
..Apakah nilai-nilai budaya yang berkembang mendukung eksekusi stategi ?
..Apakah ada kesenjangan budaya (cultural gap) antara nilai nilai yang
diinginkan dan nilai nilai nyata?
..Apa nilai nilai negatif yang menghambat pelaksanaan pekerjaan ?
..Apakah gaya kepemimpinan para manajer konsisten dengan nilai nilai yang
ingin dikembangkan ?
..dan sebagainya.
Laporan Audit SDM
) Berbagai pendekatan metode dan ukuran diterapkan untuk
memberikan balikan tentang berbagai kegiatan dan praktik
MSDM.
) Agar informasi hasil audit berguna, perlu dikompilasi menjadi
laporan audit.
) Laporan audit SDM adalah suatu deskripsi komprehensif yang
berisi hasil diagnosis dan analisis berbagai temuan kegiatan audit
yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif
maupun rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak
efektif. Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff
departemen SDM dan manajer lini, tujuan dan lingkup audit
perlu disusun secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan
dan simpulan dirumuskan secara obyektif.
Hasil pelaksanaan audit SDM akan berguna untuk :
1. Memperbaiki operasi berbagai kegiatan Departemen PSDM melalui penyediaan data tentang biaya dan hasil kegiatan;
2. Membantu Departemen PSDM dan operasional untuk memutuskan kegiatan MSDM yang akan dilanjutkan, dimodifikasi atau dihentikan;
3. Mengevaluasi keterkaitan kegiatan MSDM dengan upaya pencapaian tujuan
dan implementasi strategi perusahaan;
4. Memastikan bahwa setiap manajer, karyawan dan pihak terkait sadar dan
puas dengan berbagai pelayanan Departemen PSDM yang diberikan ;
5. Memberi justifikasi keberadaan berbagai fungsi MSDM dan membantu
dalam memformulaikan anggaran kegiatan Departemen PSDM;
6. Mengindentifikasi kebutuhan perancangan dan perumusan kembali sistem,
kebijakan, prosedur dan program MSDM;
7. Memberi balikan kepada para manajer lini tentang praktik MSDM mereka
yang efektif dan tidak efektif, dan berbagai penyimpangan yang dilakukan.
sumber:
rmovizar.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/11089/audit+sdm.pdf
..merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program MSDM dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program MSDM tsb dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi
..merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasikompatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasiberbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerjasetiap program SDM
Tujuan Audit SDM
..untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi
..untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif
..untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM
..untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM
..FUNGSI AUDIT SDM
Untuk menjustifikasi kegunaan dan nilainya bagi perusahaan, departemen SDM senantiasa perlu melakukan evaluasi secara periodik keefektifan dan efisiensi setiap strategi, kebijakan, program, dan praktik MSDM
..Meskipun audit SDM secara umum memfokuskan pada departemen SDM, kegiatan ini encakup studi berbagai fungsi SDM di seluruh jajaran perusahaan, termasuk yang dilaksanakan oleh semua manajer dan penyelia lini
Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensial SDM dikembangkan secara optimal.
Secara lebih rinci, audit SDM memberikan balikan konstruktif dan kesempatan untuk:
..Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – rekrutmen dan seleksi, kompensasi, pelatihan, penilaian kinerja, dsb;
..Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;
..Melakukan benchmarkingkegiatan SDM untuk mendorong perbaikan kontinyus;
..Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratifimplementasi fungsi SDM;
..Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;
..Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah;
..Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM
..Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dankegiatan SDM;
..Memperbaiki kualitas staf SDM;
..Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting; dan
..Mempromosikan perubahan dan kreativitas
• PROSES AUDIT
Proses audit terdiri atas enam langkah:
1. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankanberbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukunganmanajemen puncak,
2. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit,
serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan
3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbedadalam organisasi
4. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasidepartemen SDM,
5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang
kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi
6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapansasaran operasi organisasi regular
An Overview of the Human Resource Management Audit Process
SCOPE OF HR AUDITS
Corporate Personnel
Strategy Function
Operating Individual
Managers employees
RESEARCH
APPROACH
• Comparative
•Outside
authority
• Statistical
• Compliance with
policies and
regulations
• Management by
objectives
Tools of HR
Research
• Interview
• Surveys
• Historical
analysis
•External
information
•HR
experiments
• International
audits
HR Audit
Evaluation
& Report
Feedback
• LINGKUP AUDIT SDM
Audit SDM merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi
kpmpatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM,
kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM
Menilai alignment
dan konsistensi
kebijakan dan
prosedur SDM
dengan tujuan dan
strategi
perusahaan
Audit
Kompatibilitas:
Audit SDM
• Mengevaluasipenerapan berbagaikebijakan danprosedur MSDM olehpara manajer lini
• Menentukan ketaatan
terhadap peraturandan regulasi yang
berlaku
Menganalisis
tingkatan kepuasan
penggunaan
pelayanan fungsi
SDM melalui
pelaksanaan survei
sikap karyawan
Mengevaluasi
keefektifan dan
efisiensi setiap
fungsi SDM serta
mengukur biaya
dan kinerja setiap
program dan fungsi
MSDM
Audit Fungsi SDM: Audit Kepuasan: Audit Ketaatan:
.AUDIT KOMPATIBILITAS
Kebijakan dan praktik SDM harus konsisten dengan tujuan, sasaran dan strategi perusahaan.
Audit memberi informasi penilaian konsistensi, sehingga revisi dapat dilakukan.Untuk
mengidentifikasi berbagai bidang perbaikan, departemen SDM juga dapat menerapkan
benchmarking, tetapi dengan ukuran kompetensi dan kinerja yang didefinisikan secara jelas
Penciptaan Fit
External Fit Internal Fit
Apakah berbagai program
MSDM konsisten atau fit
dengan kebutuhan bisnis
perubahan?
Apakah berbagai
komponen MSDM fit satu
dengan yang lain dan
saling mendukung?
Benchmarking HR Training
Contoh:
Measurement
Name
Measurement
Type
How to calculate Example
Percent of payroll
spent on training
Training activity Total training
expenditures ÷total
payroll
US average = 1.4% of
payroll spent on
training per year
Training dollars
spent per employee
Training activity Total training
expenditures ÷total
employees served
Three Balddrigewinners spent $1,100
per employee ontraining in 1990
Average training
hours per employee
Training activity Total numbers of
training hours (hours x
participants) ÷total
employees served
US average for large
firms (100 +
employees) = 33 hours
per employee in 1990
Profits per employee
per year
Training results:
Bottom line
Total yearly gross
profits ÷total number
of employees
An electronic firm
earned average profits
per employee of
$21,000 in 1990
.AUDIT FUNGSI SDM
Audit SDM secara logis dimulai dengan mengevaluasi pekerjaan departemen SDM: Apakah
fungsi-fungsi SDM dilaksanakan secara efektif dan ekonomis? Berikut disajikan berbagai
bidang utama MSDM yang dicakup dalam audit
Penilaian Kinerja
..Standar & ukuran kinerja
..Metode, teknik & format
penilaian
..Penggunaan hasil penilaian
Pengendalian SDM
..Prosedur disiplin
..Prosedur penambahan &
pengembangan
..Komunikasi karyawan
Rekrutmen
..Sumber lamaran
..Jumlah pelamar
..Keefektifan biaya
Seleksi
..Rasio seleksi
..Prosedur seleksi
..Praktik seleksi
Informasi analisis jabatan
..Deskripsi jabatan
..Spesifikasi jabatan
..Standar kinerja
Rencana SDM
..Estimasi suplai dan kebutuhan
..Persediaan ketrampilan
..Bagan penempatan dan
rencana suksesi
Pengendalian dan Evaluasi Staffing dan
Pengembangan
Informasi MSDM
Hubungan manajemen karyawan
..Kepatuhan terhadap berbagai peraturan
..Masalah penyelesaian perselisihan
..Hak manajemen Implementasi MSDM oleh manajer lini
..Keefektifan praktik MSDM
..Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur MSDM Orientasi dan pelatihan
..Program orientasi (pelatihan awal)
..Sasaran dan prosedur pelatihan
..Teknik dan metode pelatihan Pengembangan karir
..Kebijakan dan praktik promosi, demosi, dan transfer
..Program perencanaan karir
..Program pengembangan karir
Administrasi
kompensasi
..Tingkat gaji
..Paket kompensasi tambahan
..Pelayanan karyawan
Pengendalian dan Evaluasi Staffing dan Pengembangan Informasi MSDM
Auditing Fungsi-fungsi Utama dalam MSDM (Contoh)
Fungsi Sumberdaya Manusia Sumber Informasi
Perencanaan dan Analisis Jabatan
. Apakah deskripsi jabatan akurat, secara periodik direview,
dan diperbarui?
. Apakah spesifikasi jabatan memuat kualifikasi atau
persyaratan jabatan yang valid dan bonafid?
. Apakah ada SDM yang tidak digunakan secara penuh?
. Apakah prakiraan kebutuhan SDM akurat?
. . .
Anggaran SDM
Deskripsi dan spesifikasi jabatan
Formasi Rekrutmen dan Seleksi
. Seberapa efektif proses rekrutmen?
. Seberapa efektif para rekruter?
. Apakah teknik seleksi valid?
. Apakah berbagai tes bebas dari bias dan job related?
. Berapa biaya hiring dibanding perusahaan lain?
. Apakah pewawancara memahami persyaratan jabatan?
Data biaya rekrutmen
Hiring rate
Catatan wawancara
Catatan penolakan
pelamar
Rasio seleksi
..Data biaya pelatihan
..Catatan produksi
..Catatan pengendalian kualitas Pelatihan dan Pengembangan
..Seberapa efektif berbagai program pelatihan dalam meningkatkan produktivitas dan mperbaiki kualitas kinerja karyawan
..Berapa biaya pelatihan per orang per program
..Bagaimana hubungan biaya pelatihan dan kinerja?
..Catatan penilaian kinerja
..Catatan produksi
..Catatan wawancara penilaian
..Catatan kegiatan pendisiplinan
..Catatan kehadiran Penilaian Kinerja
..Apakah sasaran kinerja obyektif dan job related?
..Apakah metode penilaian menekankan kinerja, bukan karakteristik pribadi (traits)?
..Apakah para penilaia dilatih secara memadai dan familiar dengan pekerjaan karyawan?
..Apakah hasil penilaian didokumentasikan dan direview dengan karyawan?
..Apakah data penilaian kinerja dapat digunakan untuk memvalidasi tes dan prosedur seleksi?
Sumber Informasi Fungsi Sumberdaya Manusia
..Data gaji dan benefits
..Catatan survey gaji
..Catatan turnover
..Survei biaya hidup Kompensasi
..Apakah sistem kompensasi memotivasi para karyawan dalam bekerja?
..Apakah struktur dan kebijakan kompensasi dipandang fair dan adil oleh karyawan?
..Apakah pemilihan faktor dan bobot dalam evaluasi jabatan valid dan didokumentasikan secara tepat?
..Apakah biaya benefits kompetitif?
Sumber Informasi Fungsi Sumberdaya Manusia
Pengukuran Biaya SDM
Mengapa manajer tidak mengukur kegiatan-kegiatan MSDM secara kuantitatif?
..Manajemen tidak tahu cara mengukur kegiatan-kegiatan MSDM
..Manajemen puncak “membeli” mitos bahwa kegiatan-kegiatan MSDM tidak dapat dievaluasi atau diaudit secara kuantitatif
..Sebagian manajer tidak ingin diukur
..Sejumlah manajer ingin menerapkan bernbagai ukuran, tetapi mereka tidak mampu untuk melakukannya
Pengukuran Fungsi SDM dan Indikator: Beberapa Contoh
Indikator Fungsi SDM
Tingkat turnover
. Quit rate
. Tingkat terminasi
. Tingkat PHK
. Retention rate
. Tingkat pensiun
. Rata-rata lama kerja
Paket kompensasi
Produk gaya kepemimpinan atau manajerial
Desain pekerjaan
Peraturan dan rencana pensiun
Tingkat kehadiran kerja
. Tingkat absensi
. Tingkat keterlambatan kerja
Tindakan pendisiplinan
Kebijakan cuti sakit (absensi)
Konveniensi ruang makan dan kamar mandi (fasilitas kerja)
Tingkat lembur Perencanaan dan skedulling karyawan
Shortage staf
Proses seleksi dan pelatihan
Paket kompensasi
Indikator Fungsi SDM
Tingkat lowongan pekerjaan Proses rekrutmen dan seleksi
Paket kompensasi
Citra perusahaan di masyarakat
Perencanaan karir
Tingkat kesalahan/scrap Rekrutmen, seleksi dan penempatan
Pelatihan dan pengembangan
Ketidakpuasan kerja
Frekuensi penyelenggaraan pelatihan Rekrutmen dan seleksi
Pelatihan dan pengembangan
Tingkat keluan dan komplain Praktik manajemen
Ketidakpuasan kerja
Hubungan industrial
Keefektifan Fungsi SDM sebagai Kriteria
1. Keefektifan organisasional
Berbagai komponen SDM
..Ukuran produktivitas unit, seperti indeks kualitas produk, ratio pendapatan kompensasi
..Biaya yang terkait dengan personalia, seperti biaya tenaga kerja total, biaya tenaga kerja per unit keluaran, biaya tunjangan sebagai persentase biatya tenaga kerja total
..Sikap para karyawan, manajer dan pihak terkait terhadap pelayanan fungsi SDM
..Pelaksanaan regulasi pemerintah di bidang tenaga kerja
..dan sebagainya
2. Keefektifan karyawan
Penilaian perilaku dan sikap karyawan
..Tingkat turnover karyawan
..Tingkat absensi karyawan
..Tingkat produksi di atas/di bawah standar
..Tingkat kualitas di atas/di bawah standar
..Indeks kecelakaan/kesehatan
..Tingkat keluhan
..Kepuasan kerja karyawan dan sikap terhadap beragam aspek pekerjaan
..Daya inovasi karyawan
..dan sebagainya
What to Measure: Common Sectors within the HR Functions
Berbagai contoh ukuran untuk setiap sektor penting dalam fungsi SDM:
1. The Employment Sectors
..Cost per hire 9 categories of cost are taken into account:
1. Advertising charges (AC)
2. Agency fees (AF)
3. Employee referral bonuses (RB)
4. Staff time , both professional and clerical (ST)
5. Hiring manager time (MHT)
6. Staff benefits (SB)
7. Overhead (OH)
8. Travel/relocation costs (TR)
9,. Miscellaneous (Misc)
Cost per hire = AC + AF + RB + ST + HMT + SB + OH + TR + Misc total # hired
..Time to fill
Time to fill = date requisition received
date new hire starts
..Job posting response
Job posting response rate = # of internal job applied for
total # of job posted
..Job posting effectiveness
Job posting effectiveness = # of jobs filled internally
total # of job posted
..Internal hiring effectiveness
Internal hiring effectiveness = # of jobs filled internally
total # of job posted
2. The Payroll Sectors
..Average salary cost per employee
Average salary cost per employee = total payroll cost
total # of employees
..Labor efficiency
Labor efficiency = total revenue
total # of employees
..Payroll error (percentage)
Payroll error (percentage) = # of payroll errors
total # of payroll checks processed
ReniRosariFE UGM 14 -24
3. The Training Sectors
..Cost per training
Cost per training = direct + indirect cost
..Cost per trainee
Cost per trainee = direct + indirect cost
# of participants trained
4. The Organization Development Sectors
..Intervention completion rate
Intervention completion rate = # of interventions completed
# of intervention assigned
..Satisfaction rate
Satisfaction rate = # of interventions satisfactorily completed
# of interventions completed
Indikator Penilaian Lingkungan Kerja
Untuk menilai kualitas lingkungan kerja dalam organisasi, beberapa indikator dapat diterapkan: tingkat
turnover, absensi, dan kecelakaan dan kesehatan. Biaya masing-masing indikator dapat diukur untuk menilai
pelaksanaan fungsi dan program SDM
Contoh: Costing Employee Absenteeism
1. Cost of employee benefits per hour per employee
2. Total compensation lost per hour per employee
(a) If absent workers are paid (wage or salary+benefits)
(b) If absent worker are not paid (benefits only)
3. Total compensation lost to absent employees (total hours lost x 4 (a) or 4 (b), whichever applies
4. Total supervisory hours lost on employee absenteeism
5. Average hourly supervisory wage, including benefits
6. Total supervisory salaries lost to managing problems of absenteeism (hours lost x average
hourly supervisory wage – item 6 x item 7)
7. All other cost incidental to absenteeism not include in the preceding items
8. Total estimated cost of absenteeism – summation of items 5, 8,and 9
9. Total estimated cost absenteeism per employee : total estimated cost/total number of
employees
10. Total hour lost to employee absenteeism for the period
11. Weighted-average wage or salary per hour per employee
PT. X Item
.AUDIT KEPUASAN KARYAWAN
..Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan
produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.
..Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survei kepuasan (satisfactory survey) sering
disebut survei sikap (attitude survey), yang dapat dilakukan secara periodik , misal setiap
tahun atau 2 tahun, atau survei bergulir dengan mana sejumlah persentase karyawan
terpilih secara random disurvei setiap bulan.
..Pertanyaan dapat dirumuskan dengan format berikut, dan menggunakan skala Likert-like
1-3 atau 1-5, dari sangat tidak memuaskan (STM) sampai sangat memuaskan (SM)
Contoh:
Seberapa puas saudara terhadap kesempatan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan
yang mempengaruhi pekerjaan saudara?
..STM ..TM ..Netral ..Memuaskan ..Sangat Memuaskan
Hasil survei kemudian diolah untuk menghasilkan indeks kepuasan karyawan agrerat.
Manajemen juga dapat menganalisis kepuasan di setiap departemen, divisi, likasi, dan
penyelia
Elemen-elemen survei kepuasan karyawan dapat mencakup:
..Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan
..Pengakuan (recognition) terhadap kinerja
..Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik
..Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif
..Dukungan untuk inovasi dan perbaikan kerja
..Tingkat dukungan dari fungsi staf
..Kondisi dan iklim pekerjaan
..Pekerjaan itu sendiri
..Kontak pekerjaan dengan rekan kerja
..Supervisi
..Kepemimpinan puncak
..Penggajian dan benefits
..Keamanan kerja
..Kesempatan karir dan promosi
..Pemberian balikan dan komunikasi
..Perencanaan organisasional
..Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan
Survei Kepuasan Karyawan
Langkah-langkah pelaksanaan survei sikap:
1. Perencanaan survei. Sasaran survei harus ditentukan secar jelas, dan dibaas dengan
representatif berbagai kelompok pekerja, seperti karyawan, penyelia, manajemen, dan
pihak terkait
2. Perencanaan kuesioner. Partisipasiu karyawan dalam pengembangan kuesioner akan
sangat membantu untuk menjamin akseptabilitas mereka. Kuesioner harus mencakup
semua faktor situasi kerja yang diyakini berhubungan dengan kepuasan dan
ketidakpuasan karyawan
3. Pengadministrasian kuesioner. Karyawan perlu diorientasi agar memahami maksud
survei. Prosedur ang biasa diterapkan adalah untuk menyebarkan kuesioner secara
anonim pada waktu kerja
4. Penganalisisan data. Tabulasi dapat dirinci berdasar departemen, jenis kelamin, status
karyawan, jenjang, dan kategori lain. Komparasi hasil survei sebelumnya dan komparasi
antar departemen akan memberikan insight bagi perbaikan
5. Pengambilan tindakan korektif. Setelah masalah diidentifikasi, tindakan korektif dapat
diambil. Balikan tentang hasil survei dan tindak lanjut yang direncanakan pihak
manajemen perlu dikomunikasikan kepada karyawan
.AUDIT KETAATAN (COMPLIANCE)
Audit Ketaatan
Internal: Audit Kebijakan dan
Prosedur
• Menilai dan mengukur apakah
berbagai kegiatan MSDM para
manajer lini sesuai dengan berbagai
kebijakan, prosedur, dan aturan yang
berlaku
• Mengembangkan berbagai kebijakan
dan prosedur, dan menjamin
implementasinya, tentang praktik
MSDM yang memenuhi regulasi
pemerintah
Eksternal: Audit Pemenuhan terhadap
Peraturan Perundang-undangan dan
Regulasi
• Menetapkan program dan prosedur untuk
menjamin pemenuhan regulasi pemerintah
• Mengelola HR records berbagai program
• Mengantisipasi berbagai tipe informasi
yang disyaratkan agen pemerintah dan
mengembangkan sistem pengelolaan
informasi tersebut
• Mengambil tindakan proaktif untuk
memenuhi regulasi
.AUDIT BIDANG -SPESIFIK
..Selain mengaudit berbagai kegiatan fungsional departemen SDM, audit
bidang-spesifik (khusus) dapat mengevaluasi berbagai topik penting yang
menjadi concerns para manajer
Contoh: Audit Budaya (cultural audit)
..Audit budaya secara esensial mengevaluasi budaya organisasional yang
berkembang dan kualitas kehidupan kerja (quality of work life) dalam
perusahaan. Berbagai pertanyaan relevan, sebagai contoh :
..Apakah nilai-nilai budaya yang berkembang mendukung eksekusi stategi ?
..Apakah ada kesenjangan budaya (cultural gap) antara nilai nilai yang
diinginkan dan nilai nilai nyata?
..Apa nilai nilai negatif yang menghambat pelaksanaan pekerjaan ?
..Apakah gaya kepemimpinan para manajer konsisten dengan nilai nilai yang
ingin dikembangkan ?
..dan sebagainya.
Laporan Audit SDM
) Berbagai pendekatan metode dan ukuran diterapkan untuk
memberikan balikan tentang berbagai kegiatan dan praktik
MSDM.
) Agar informasi hasil audit berguna, perlu dikompilasi menjadi
laporan audit.
) Laporan audit SDM adalah suatu deskripsi komprehensif yang
berisi hasil diagnosis dan analisis berbagai temuan kegiatan audit
yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif
maupun rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak
efektif. Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff
departemen SDM dan manajer lini, tujuan dan lingkup audit
perlu disusun secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan
dan simpulan dirumuskan secara obyektif.
Hasil pelaksanaan audit SDM akan berguna untuk :
1. Memperbaiki operasi berbagai kegiatan Departemen PSDM melalui penyediaan data tentang biaya dan hasil kegiatan;
2. Membantu Departemen PSDM dan operasional untuk memutuskan kegiatan MSDM yang akan dilanjutkan, dimodifikasi atau dihentikan;
3. Mengevaluasi keterkaitan kegiatan MSDM dengan upaya pencapaian tujuan
dan implementasi strategi perusahaan;
4. Memastikan bahwa setiap manajer, karyawan dan pihak terkait sadar dan
puas dengan berbagai pelayanan Departemen PSDM yang diberikan ;
5. Memberi justifikasi keberadaan berbagai fungsi MSDM dan membantu
dalam memformulaikan anggaran kegiatan Departemen PSDM;
6. Mengindentifikasi kebutuhan perancangan dan perumusan kembali sistem,
kebijakan, prosedur dan program MSDM;
7. Memberi balikan kepada para manajer lini tentang praktik MSDM mereka
yang efektif dan tidak efektif, dan berbagai penyimpangan yang dilakukan.
sumber:
rmovizar.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/11089/audit+sdm.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar